Quels documents sont concernés ?
- Les factures
- Les contrats
- Les documents comptables
- Les documents statutaires
- Les documents bancaires
- Les documents sociaux
Y a-t-il une durée légale de conservation ?
Oui. Il y en a même plusieurs selon la nature des documents.
- Pour 3 ans :
• Tous les documents d’administration de la société si vos activités sont exercées sous forme de personne morale (SAS/SASU/ EURL/SARL par ex) : Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration,
• Les déclarations en douane
- Pour 5 ans :
· Les documents civils et commerciaux par ex. les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires, les documents établis pour le transport de marchandises
· Les documents sociaux : Les statuts de la société (cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés)
- Pour 6 ans :
· Les documents fiscaux : « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration » (article L102B du Livre des procédures fiscales). Sont notamment concernés :
- L'impôt sur le revenu
- L'impôt sur les sociétés (obligatoire ou optionnel)
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
- Les bénéfices non commerciaux (BNC)
- Les impôts directs locaux
- La cotisation foncière des entreprises (CFE)
- La valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
- Pour 10 ans :
· Tous les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison)
· Les documents et pièces comptables, livre de caisse, registre comptable et pièces justificatives des différents mouvements comptables
· Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe...)
En cas de non-respect ?
Ne pas conserver les documents de votre entreprise peut être source de sanctions.
Tel est le cas par ex. pour les documents fiscaux non conservés ou détruits avant les délais légaux qui pourraient être demandés par l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle. Une amende de 10 000 euros seraient alors applicable (art. 1734 Code Général des Impôts)
Pour en savoir plus : Entreprendre.service-public.fr
Rédaction janvier 2023
Ghislaine Ramel Delperier, membre accompagnateur Salveterra, précédemment avocate Barreau de Paris