Certainement savez-vous que la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA sera généralisée à partir de 2024, avec un déploiement progressif entre 2024 et 2026. 0rdonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 – art. 195 loi de finances pour 2021.
Avant cette date, faisons le point ensemble :
Votre facture est le document qui récapitule et détaille vos services rendus ou les marchandises que vous avez vendues.
En tant que pièces comptables, vous devez conserver vos factures pendant 10 ans, sous format papier ou électronique.
Pour être valide, un certain formalisme accompagne la rédaction des factures. Elles doivent tout d’abord :
- Etre rédigées en Français
- Etre établies en 2 exemplaires, dont l'original pour votre client
- Comporter un certain nombre d'indications (voir ci-après)
Les indications devant figurer sur la facture :
- La date d’émission
- Le numéro (unique pour chaque facture sur une séquence chronologique et continue sur un exercice comptable annuel)
- La date de la prestation ou de la vente (livraison du bien ou de la marchandise)
- Les références de l’entreprise prestataire ou vendeur (dénomination sociale ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel, adresse du siège social et adresse de facturation (si différente), le numéro de Siren ou Siret, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans)
- L'identité de l'acheteur ou du client (dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier), adresse de facturation si différente, ainsi que de l'adresse de livraison
- Le numéro du bon de commande (uniquement s'il a été préalablement émis par le client)
- Le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €
- La désignation et le décompte des produits et services rendus (quantité, prix unitaire hors taxe, nature, marque, et référence matériaux fournis et la main d'oeuvre pour les prestations, taux de TVA légalement applicable)
- Les remises éventuelles
- La somme totale en euros à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Doivent également figurer sur la facture les informations sur le paiement :
- Date à laquelle le paiement doit intervenir
- Délai de paiement (si accordé)
- Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
- Taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement (40 €)
- L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens (Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021)
Il est possible selon les cas d’ajouter des mentions telles que par exemple :
- Le fait d’être membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée. Dans ce cas, mention « le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA (par exemple pour le statut microentreprise) Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts »
- Pour les prestations en sous-traitance : le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) - Mention « montant hors taxe - autoliquidation de la TVA »
- Les artisans ou commerçants ou professions libérales exerçant une activité pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : Mention de l'assurance souscrite – compagnie et montant souscrit
Si l’on revient à la facture électronique : Vous pouvez d’ores et déjà émettre vos factures par voie électronique, c’est-à-dire « dématérialisée ». Bien entendu votre client devra formaliser son acceptation.
Electronique ou standard papier, les mentions énoncées ci-dessus sont exactement les mêmes, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires.
Que se passe t’il si la facture n’est pas conforme aux mentions légales ?
- Si une mention manque ou est inexacte : amende fiscale de 15 €
- Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction
Les conseils Salveterra :
●N’hésitez pas à mettre en place une organisation efficace pour l’établissement et le suivi de vos factures car facturer est essentiel pour n’importe quelle entreprise. Il s’agit de facturer correctement et de façon soignée pour donner une image professionnelle de votre entreprise
●Il existe sur le marché de nombreux logiciels de facturation : n’hésitez pas à les comparer même si tous proposent des modèles standard de facture « prêts à l’emploi » en l’occurrence pour rentrer vos propres données
●Passons à l’ère informatique : Envoyez vos factures par email car envoyer vos factures par courrier prend du temps et a un coût
●Votre facture doit être envoyée sans trainer et vous devez en suivre les conditions de paiement : en dehors de la solvabilité de vos clients que vous pouvez vérifier au préalable, il est toujours prudent d’établir un calendrier de relance en fonction des caractéristiques de vos clients
●Si vous êtes une entreprise établie en France avec des activités à l’étranger, vous pouvez facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple), puis vous réintégrer dans votre comptabilité le montant en euros
●Si votre entreprise intervient dans le cadre de marchés publics, nous vous rappelons que depuis le 1er janvier 2020 , la facturation électronique est obligatoire
Code général des impôts, annexe 2 - Article 242 nonies A (factures mentions obligatoires)
Code général des impôts - Article 289 (facturation et TVA)
Code du commerce : article L 441-3 à L 441-4 (facturation entre professionnels sanctions)
Code général des impôts - Article 1737 (infractions règles de facturation)
0rdonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 – art. 195 loi de finances pour 2021.
Rédaction Septembre 2021 Ghislaine Ramel Delperier
Accompagnatrice Salveterra, précédemment Avocat Barreau de Paris