Lors de la création de votre entreprise, vous devez vous poser la question de la protection de cette dernière : toute entreprise court des risques sur ses biens, son personnel, ses réalisations. Il existe de nombreux types d'assurance et dans certains cas, l'entreprise a l'obligation de souscrire une assurance.
Il est question de contrat d’assurance ou « police d’assurance », c’est-à-dire un contrat entre un assureur- un professionnel et le souscripteur assuré – vous et votre entreprise. L’assuré s’engage à payer une prime à l’assureur, qui à son tour s’engage à indemniser l’assuré des conséquences financières de la survenance des dommages définis au contrat d’assurance.
Autrement dit : Comment assurer l’entreprise afin d’être indemnisé de façon optimale en cas de sinistre ? Comment couvrir les bâtiments, les locaux, les machines, les équipements, les véhicules, les stocks, les pertes d’exploitation ? Quels contrats d’assurance sont proposés et quels dommages seront pris en charge ? Faut-il un contrat par événement ou un « multirisques » ?
Nous vous proposons, au travers de nos 3 parties, de partager ensemble les aspects principaux à retenir en ce qui concerne les assurances de l’entreprise, quelles sont les principales assurances à disposition des entrepreneurs, quand doit-on y recourir ? Est-il indispensable de tout assurer ?
√ Partie 1 : Les assurances des biens de l’entreprise
√ Partie 2 : Les assurances des responsabilités de l’entreprise
√ Partie 3 : Cas particuliers : assurance professionnel indépendant (consultant freelance), assurance risque informatique, assurance protection juridique.
Ne seront pas présentés les assurances de personnes (protection sociale, retraite, prévoyance, déplacements professionnels…) qui sont concernées par un autre type de marché d’assurance.
Partie 1- Les assurances des biens de l’entreprise
1) Le contrat d’assurance des biens de l’entreprise
2) L’assurance des pertes d’exploitation
3) L’assurance des véhicules de l’entreprise
4) Les conseils SALVETERRA
1) Les contrats d’assurance des biens de l’entreprise
Quels sont les biens de l’entreprise et pour quels événements peuvent-ils être assurés ? Quelle(s) valeur(s) faudra t’il retenir ?
Un contrat d’assurance est un contrat dit aléatoire qui dépend de la survenance d’un événement incertain. Dans ce type de contrat, l’assureur s’engage envers une ou plusieurs personnes (les assurés) à couvrir (c’est-à-dire à indemniser) moyennant une somme d’argent (la prime, la cotisation d’assurance) un certain nombre d’événements déterminés dans le contrat (la police d’assurance) pouvant survenir à des biens, à la vie, à la santé, etc..
Quelques principes :
- L’assurance de l’entreprise doit être à sa juste valeur
- Les valeurs déclarées à l’assureur représentent l’indemnité maximale versée après un sinistre
- Les valeurs sont à prendre en compte selon les biens à assurer
- Les changements en cours de contrat (nouveaux bâtiments ou matériels, accroissement des stocks par exemple) et, de façon générale, tout ce qui contribue à modifier les risques et la valeur des biens indiquée lors de la souscription du contrat d’assurance doivent faire l’objet d’une déclaration à l’assureur
- Les franchises sont des montants définis au contrat d’assurance qui restent à charge de l’assuré en cas de sinistre. Il s’agit des coûts des dommages non pris en charge par l’assureur. L‘assuré peut arbitrer en fonction de son budget et de sa perception du risque avec une répercussion sur les cotisations d’assurance
- Les bâtiments :
Ils peuvent être assurés en valeur de reconstruction (matériaux, main-d'œuvre, honoraires d'architecte), soit vétusté déduite, soit en valeur à neuf (c'est-à-dire sans déduction de vétusté lorsque celle-ci n'excède pas 25 % de la valeur à neuf), selon la formule d'assurance choisie. Il est bon de garantir également les frais et pertes annexes
- Le mobilier, le matériel :
Le plus souvent, l'entreprise qui dispose d'un matériel récent peut opter pour une indemnisation en valeur de remplacement à neuf incluant les éventuels frais de transport et d'installation. Mais certains contrats d'assurance peuvent aussi proposer une indemnisation en valeur d'usage (valeur de remplacement, vétusté déduite)
- Les marchandises :
Matières premières, emballages, approvisionnements : prix d'achat, frais de transport et de manutention compris. Les objets fabriqués ou en cours de fabrication : prix d'achat des matières premières et produits utilisés, plus les frais de fabrication exposés, plus une part des frais généraux relatifs à la fabrication. Marchandises vendues mais non encore livrées : prix de vente, déduction faite des frais épargnés par l'absence de livraison.
La TVA Lorsque la TVA n'est pas récupérable, doit être ajoutée dans les montants déclarés.
Rappelons que le chef d'entreprise a l'obligation de prendre des mesures pour assurer la sécurité dans son entreprise. Les mesures de prévention doivent être adaptées aux caractéristiques de l'entreprise, des moyens de protection sont installés et entretenus.
Les événements couverts : (liste non limitative, à adapter à chaque situation)
- L’incendie, l'explosion
- La tempête, la grêle, les cyclones, le poids de la neige sur les toitures
- Les catastrophes naturelles (inondations, coulées de boue, séisme...)
- Le dégât des eaux
- Les actes de terrorisme et les attentats
- Les émeutes et mouvements populaires
- Le vandalisme
- Le vol
- Les variations de stocks
- Le bris de machine
- Les frais et pertes annexes aux événements décrits dans la police
- Les supports d'information informatiques (fichiers, programmes...) ou autres (archives, modèles, dessins, documents techniques)
- Les risques informatiques peuvent être couverts par un contrat spécifique
En plus des garanties portant sur les biens de l’entreprise, il est indispensable de prévoir une garantie pour les pertes d’exploitation que peuvent occasionner ces événements.
2) L’assurance des pertes d’exploitation
Après un sinistre grave, l’existence même de l’entreprise est souvent menacée : l'assurance des pertes d'exploitation a pour objectif de pallier les difficultés financières
Après un sinistre grave, une inondation par exemple, l’activité professionnelle est gravement impactée et perturbée. Parfois même l’existence même de l’entreprise est menacée sans parler de la trésorerie souvent compromise. Reconstruire, se réinstaller, reprendre l’activité tout cela peut prendre des mois. Avec une activité réduite, c’est une baisse du chiffre d’affaires voire une disparition totale. L’impossibilité pour l’entrepreneur de payer ses charges.
L'assurance des pertes d'exploitation a pour objectif de pallier les difficultés financières engendrées par le dommage et permet de replacer l’entreprise dans une situation économique qui aurait été la sienne si le sinistre n’avait pas eu lieu, par l’intermédiaire du versement d’une indemnité de la part de l’assureur.
Souvent incluse dans un contrat d'assurance multirisques, la garantie des pertes d'exploitation fait parfois l'objet d'un contrat d'assurance séparé.
Les événements couverts sont précisément listés dans la police d’assurance. On retrouve bien souvent ceux figurant à notre paragraphe 1 ci-dessus.
L’indemnité est calculée en fonction de la baisse du chiffre d’affaires à laquelle peut s’ajouter le montant des frais supplémentaires d’exploitation engagés par l’entrepreneur. Elle est souvent versée sous forme d’acomptes jusqu’à la fin de la période d’indemnisation définit au contrat d’assurance.
3) L’assurance des véhicules de l’entreprise
Les assurances des véhicules sont obligatoires
Petite ou moyenne entreprise, des véhicules sont utilisés pour les besoins de l’activité (auto, moto, engin de chantier…), que ces véhicules lui appartiennent ou non.
Leurs assurances sont rendues obligatoires par la loi : assurance responsabilité civile pour tout véhicule terrestre à moteur destiné au transport de marchandises ou de personnes : automobile, engin de chantier, moto, scooter, chariot de manutention…
En cas d’accident, cette assurance permet l’indemnisation des dommages causés aux tiers par le conducteur ou à l'un de ses passagers (blessures ou décès d’un piéton, d’un passager, ou d’un occupant d’un autre véhicule, dégâts aux autres voitures, deux-roues, immeubles…)
Les assureurs proposent des garanties légales mais aussi facultatives qui peuvent pour ces dernières correspondre aux besoins spécifiques de l’entreprise : on va retrouver :
La couverture des dommages au conducteur, aux marchandises transportées, au véhicule…
Comme pour toutes polices d’assurance il y a les exclusions spécifiques comme par exemple le transport de matières dangereuses.
Que se passe t’il lors de l’utilisation du véhicule personnel du chef d’entreprise ou de l’un des salariés pour les besoins de l’entreprise ?
La règle est que tout assuré qui utilise régulièrement sa voiture pour les besoins de l’entreprise doit en faire la déclaration à son assureur, à l’exclusion de l’usage domicile-travail.
Faute de déclaration préalable, l’assureur pourrait lui opposer la nullité du contrat d’assurance ou, après avoir indemnisé les victimes, lui demander de rembourser tout ou partie des sommes qu’il a versées.
L’entreprise doit alors souscrire une assurance dite « mission » pour garantir les accidents de la circulation causés par l'employé (salarié, apprenti, stagiaire...) qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.
4) Les conseils Salveterra
La vie de l’entreprise n’est pas « un long fleuve tranquille ». Les risques sur le parcours de l’entreprise sont variés et innombrables.
● Notre premier conseil est qu’il convient de ne pas les ignorer ni de les sous-estimer. Si certains risques peuvent être facilement supportés par la trésorerie de l’entreprise, d’autres, plus importants, pourront avoir des conséquences désastreuses pouvant aller jusqu’à la cessation de l’activité : alors faites ou faites faire un diagnostic de vos risques qui vous permettra de prendre les bonnes décisions
● Second conseil : Pour se protéger des conséquences de la survenance de certains risques, la question que l’entrepreneur chef d’entreprise va devoir se poser est celle de savoir s’il est indispensable de tout assurer. Dans votre diagnostic des risques, analysez le contexte de réalisation de vos risques, la probabilité de survenance et l’évaluation des conséquences financières
● Troisième conseil : vous pouvez décider d’être votre propre assureur pour les sommes qu’il vous est possible d’assumer directement et à conserver dans les comptes de l’entreprise
● Quatrième conseil : L’offre d’assurance étant variée sur le marché, de nombreuses compagnies ont mis au point des « pack » multirisques entrepreneur. Etudiez les dans le détail et notamment tout ce qui concerne les « exclusions » : peut-être y en a-t-il qu’il vous faudra garantir et non pas exclure
● Cinquième conseil : N’envisagez que les garanties qui vous correspondent, du « sur mesure » par rapport à votre secteur d’activité, votre chiffre d’affaires, le nombre de vos employés
● Sixième conseil : Mettez périodiquement « votre profil de risques » à jour, autrement dit intégrez les modifications éventuelles de certains paramètres de votre activité
Rédaction Partie 1 - Novembre 2021
Ghislaine Ramel, membre de l’association Salveterra, précédemment avocat au Barreau de Paris
Etude Salveterra en 3 parties :
√ Partie 1 : Tout savoir (ou presque) sur les assurances des biens de l’entreprise
√ Partie 2 : Tout savoir (ou presque) sur les assurances des responsabilités de l’entreprise
√ Partie 3 : Cas particuliers : assurance professionnel indépendant (consultant Freelance), assurance risque informatique, assurance protection juridique