Les documents administratifs à fournir lors de déclaration d’activité
Pour déclarer et demander l’immatriculation de votre entreprise, vous devrez communiquer un certain nombre de documents au Centre de Formalités des Entreprises (ou au Guichet Unique) ainsi que nous l’avons évoqué dans la Partie 1 de ce thème «Formalités des entreprises : Du CFE vers le Guichet Unique électronique ».
Nous précisons, même si cela tombe sous le sens, qu’il est nécessaire que votre dossier de déclaration et de demande d’immatriculation soit complet pour que votre démarche aboutisse.
Au préalable, il vous faut en conséquence avoir accompli toutes les formalités nécessaires.
Deux situations sont à retenir :
Les documents et pièces justificatives à remplir et fournir seront différents selon la situation.
1) Les pièces à fournir pour la déclaration d’une ENTREPRISE INDIVIDUELLE
Documents à fournir de façon générale :
> Le formulaire P0 rempli et signé. Attention : il existe plusieurs types de formulaire en fonction de la nature de l’activité ; (précisé en haut à gauche du formulaire)
> Un justificatif d’occupation des locaux (Au domicile personnel : quittance EDF, loyer ou titre de propriété ; Dans un local dédié : Bail commercial ; Dans un bureau de domiciliation : copie du contrat de domiciliation)
> Une copie de votre pièce d’identité et une attestation de filiation si elle ne figure pas sur le justificatif d’identité
> Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation datée et signée en original (voir ci-après)
> Un chèque pour payer les formalités de création
Documents supplémentaires à fournir en fonction des caractéristiques de votre activité ou de votre situation familiale :
> Un original de votre pouvoir si vous-même ne signez pas le formulaire P0
> Si vous êtes marié sous le régime de la communauté légale ou conventionnelle et en cas d’apport d’un ou de plusieurs biens communs : un justificatif de l’information de votre conjoint sur les conséquences sur les biens communs des dettes contractées à titre professionnel https://bpifrance-creation.fr/boiteaoutils/eirl-modele-type-daccord-du-conjoint-a-laffectation-dun-bien-commun
> Le cas échéant, un justificatif de mariage ou de Pacs en cas d’option pour le statut de conjoint collaborateur
> En cas d’exercice d’une activité réglementée, un justificatif de l’autorisation délivrée pour l’autorité de tutelle ou l’Ordre professionnel, du diplôme ou du titre d’exercice
> En cas d’option pour l’EIRL : le formulaire PEIRL rempli et signé, un exemplaire de la déclaration d’affectation du patrimoine https://bpifrance-creation.fr/boiteaoutils/eirl-modele-type-declaration-daffectation-du-patrimoine que vous aurez daté et certifié conforme, le cas échéant : un exemplaire du rapport d’évaluation du patrimoine affecté daté et signé
> Une copie de la déclaration d’insaisissabilité faite par le notaire, le cas échéant. Cette déclaration permet de protéger les biens fonciers bâtis et non bâtis non affectés à l’usage professionnel
> Le cas échéant, une copie certifiée conforme du contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité
> En cas d’achat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de vente du fonds de commerce timbré et enregistré, et une copie de l’attestation de parution de l’avis d’achat d’un fonds de commerce au journal des annonces légales
> En cas de prise en location-gérance d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de prise en location-gérance et une copie de l’attestation de parution de l’avis de prise en location-gérance au journal des annonces légales
> En cas de prise en gérance-mandat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de prise en gérance-mandat et une copie de l’attestation de parution de l’avis de prise en gérance-mandat au journal des annonces légales
2) Les pièces à fournir pour l’immatriculation d’une SOCIETE COMMERCIALE
• Documents à fournir de façon générale :
> Le formulaire M0 rempli et signé ; Attention : il existe plusieurs types de formulaire en fonction de la forme juridique de la société
> Un exemplaire original des Statuts datés et signés (prévoir 4 exemplaires originaux des Statuts)
> Attestation de dépôt de fonds (donc ouverture du compte bancaire de la société en formation avec dépôt du capital social qui ne sera débloqué par le banquier qu’à la vue du KBIS* de la société )
> Un justificatif d’occupation des locaux et du siège social de la société
> Pour chaque dirigeant : une copie de la pièce d’identité (le cas échéant avec titre de séjour) et une attestation de filiation si elle ne figure pas sur le justificatif d’identité
> Pour chaque dirigeant : une déclaration sur l’honneur de non-condamnation datée et signée en original par le dirigeant concerné
> L’attestation de parution de l’avis de constitution au journal des annonces légales (voir ci après)
> Une déclaration des bénéficiaires effectifs de la société, datée et signée en original par le représentant légal de la société
> Un chèque pour payer les formalités de création
Nota : KBIS – voir ci-dessous
● Documents supplémentaires à fournir selon les caractéristiques de votre création d’activité :
> Un pouvoir en original du représentant légal de la société s’il ne signe pas lui-même le formulaire M0
> S’il y a des apports en numéraire : le certificat du dépositaire des fonds, accompagné de la liste des souscripteurs (pour les sociétés par actions type SAS par exemple)
> S’il y a des apports en nature : Sauf si aucun apport en nature n’est supérieur à 7500€ et si la totalité des apports n’est pas supérieur à plus de 50 % du capital social, à fournir le rapport du commissaire aux apports et une copie de l’acte d’apport (sauf si les apports en nature sont actés directement dans les Statuts de la société)
> En cas d’apport d’un fonds de commerce, une copie de l’acte d’apport de fonds de commerce timbré et enregistré
> L’acte de nomination des dirigeants de la société lorsqu’ils ne sont pas nommés dans les Statuts
> En cas d’exercice d’une activité réglementée, un justificatif de l’autorisation délivrée pour l’autorité de tutelle ou l’Ordre professionnel, du diplôme ou du titre
> Le cas échéant, un justificatif de mariage ou de Pacs en cas d’option pour le statut de conjoint collaborateur. En cas d’apport d’un ou de plusieurs biens communs : la justification de l’information du conjoint (sauf dans les sociétés par actions)
> Le cas échéant, une copie certifiée conforme du contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité
> En cas d’achat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de vente du fonds de commerce timbré et enregistré, et une copie de l’attestation de parution de l’avis d’achat d’un fonds de commerce au journal des annonces légales
> En cas de prise en location-gérance d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de prise en location-gérance et une copie de l’attestation de parution de l’avis de prise en location-gérance au journal des annonces légales
> En cas de prise en gérance-mandat d’un fonds de commerce, une copie de l’acte de prise en gérance-mandat et une copie de l’attestation de parution de l’avis de prise en gérance-mandat au journal des annonces légales
> En cas de nomination d’un commissaire aux comptes dès la constitution : un justificatif de l’inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes (si celle-ci n’est pas publiée) et la lettre d’acceptation de leur désignation
ATTENTION : Cette liste n’est pas exhaustive, car pour des sociétés de forme sociale plus complexe ( société anonyme par exemple) d’autres documents peuvent être demandés.
Le K Bis et l’extrait K:
Il s’agit du document qui sert à justifier de l'activité commerciale d'une entreprise ou d'une société. Toute création d'entreprise ou de société commerciale donne lieu à une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait K ou l'extrait Kbis est le seul document légal et officiel qui prouve cette immatriculation. En quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise.
L'extrait K bis (ou K bis) est destiné aux personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait K est destiné aux entreprises individuelles, c'est-à-dire aux personnes physiques. Il concerne donc, entre autres, les micro-entrepreneurs. Il est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
Les artisans et les professions libérales ne sont pas concernés.
Les artisans doivent fournir un extrait D1.
Les professions libérales fournissent leur nméro Siren obtenu auprès de l'Urssaf.
L'extrait K ou K bis renseigne sur l'activité de l'entreprise et regroupe toutes les mentions portées au RCS :
- Nom du greffier du tribunal de commerce (qui a signé l'immatriculation)
- Dénomination (raison) sociale, sigle, enseigne
- Numéro Siren
- Code APE (ou code NAF)
- Forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI...)
- Montant du capital social
- Adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en ---Union européenne ou dans l'Espace économique européen (EEE)
- Âge de la société (durée d'existence)
- Date de sa création
- Activité détaillée (texte)
- Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise
- Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
- Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
Par ailleurs, il reprend toutes les décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires.
Tout dirigeant peut accéder à l'extrait K bis de son entreprise ou société commerciale (demande gratuite de K bis numérique si faite en ligne).
Tout micro-entrepreneur peut accéder à l'extrait K de sa micro-entreprise individuelle commerciale (demande payante).
Toute personne extérieure à une entreprise peut obtenir l'extrait K ou K bis de n'importe quelle entreprise immatriculée en France (demande payante).
Il doit dater de moins de 3 mois.
Nota : L’attestation de parution de l’avis de constitution au journal des annonces légales
Une « Annonce légale » doit être déposée auprès d’un journal spécialisé, pour informer qu’une société est créée : quelles mentions obligatoires ?
L’article R.210-4 du Code de commerce énonce les mentions obligatoires :
- la dénomination sociale : l’appellation de la société
- le cas échéant, le sigle
- la forme juridique (SA, SARL…)
- le montant du capital : s’il est variable, il faut l’indiquer ainsi que le montant minimum
- l’adresse du siège social
- l’objet social : le type d’activité, son programme
- la durée de la société : l’article L210-2 du Code de commerce fixe un maximum de 99 ans
- les noms, prénoms et adresse de ceux qui peuvent engager la société envers les tiers (Président, Directeur Général, gérant..) ainsi que du commissaire aux comptes s’il a été désigné
- les coordonnées du RCS de la société immatriculée
3- Les conseils Salveterra
Vous souhaitez créer votre entreprise : n’hésitez pas à prendre connaissance des formulaires de couleur verte P0 ou rouge M0 que vous trouverez sur internet. Vous pourrez d’ores et déjà vous familiariser avec les informations à fournir à l’Administration
Dans la liste des documents à préparer, une déclaration de non condamnation peut être demandée.
Elle peut se faire « sur l’honneur » selon les termes ci après :
« Je soussigné(e), ..Nom et prénoms Nom de jeune fille suivi du nom d’épouse pour les femmes mariées - Demeurant à ...Né(e) le ... à ..... Fils – fille (1) de : ..... Nom et prénoms du père et de : .... Nom de jeune fille et prénoms de la mère - Déclare sur l’honneur, conformément à l’article 17 de l’arrêté du 9 février 1988 relatif au Registre du Commerce et des Sociétés, n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale, ni de sanction civile ou administrative de nature à m’interdire de gérer, d’administrer ou de diriger une personne morale ou d’exercer une activité commerciale ou artisanale - Fait à ... Le ....Signature –
Les chèque pour payer les frais peut être remplacé par un paiement en ligne pour les petites structures très simples qui peuvent faire leur déclaration en ligne
Le texte de votre annonce légale pour la création de l’entreprise peut être réalisé en ligne. Différents prestataires existent. Vous pouvez faire votre choix. Des mentions sont obligatoires mais le prix de l’annonce sera en fonction du nombre de mots retenus : soyez concis !
Cet article se compose d'une 1e partie sur les formalités des entreprises : Du CFE vers le Guichet Unique électronique
Rédaction Partie 2 Juin 2021
Ghislaine Ramel, accompagnatrice Salveterra, ancien Avocat Barreau de Paris
Dominique Gaudinat, accompagnateur Salveterra